Отдел по работе с обращениями граждан и юридических лиц райисполкома (далее — отдел) является структурным подразделением Костюковичского райисполкома, относящимся к аппарату райисполкома.

Отдел расположен в кабинетах № 20, № 50, 51, № 52 райисполкома (г.Костюковичи, ул.Ленинская, д.93) на первом этаже.

Режим работы:
понедельник — пятница
с 8.00 до 13.00
с 14.00 до 17.00

Работа «горячей линии» райисполкома осуществляется по рабочим дням с 8.00 до 13.00 и с 14.00 до 17.00 по телефону 78-124,.

Справочно: граждане и юридические лица могут обратиться на «горячую линию» райисполкома по вопросам справочно-консультационного характера, связанным с деятельностью райисполкома.

Структура отдела:
Начальник отдела,
Заместитель начальника отдела,
3 старших инспектора отдела.

Состав отдела:

Прием граждан, их представителей, представителей юридических лиц начальником отдела Дударук Е.В. в соответствии с графиком, утвержденным председателем райисполкома, осуществляется:
Понедельник-пятница с 8.00 до 13.00 и с 14.00 до 17.00.

Специалисты отдела осуществляют прием граждан, их представителей, представителей юридических лиц в соответствии с режимом работы, разъясняют обратившимся порядок разрешения возникших вопросов и просьб, принимают меры по решению проблем, не требующих вмешательства должностных лиц райисполкома.

Заместитель начальника отдела Малашенко Ю.А. осуществляет консультирование, прием заявлений и документов заинтересованных лиц, запрос документов и (или) сведений, необходимых для осуществления административных процедур, уведомление заинтересованных лиц по принятым административным решениям по административным процедурам, прием и регистрацию обращений граждан, юридических лиц.

При осуществлении предварительной записи на личный прием работники отдела выясняют сущность вопроса, уточняют мотивы обращения, принимают заявления, другие документы и представляют их должностным лицам, осуществляющим прием.

При необходимости начальник отдела вправе запрашивать от соответствующих органов местного управления и самоуправления, структурных подразделений райисполкома, государственных и иных организаций необходимые сведения и справочные материалы по существу обращения.

В ходе предварительной записи, изучения представленных материалов отделом определяется необходимость участия в приеме специалистов соответствующих структурных подразделений райисполкома, решаются вопросы по организации и проведению приема.

Граждане, их представители, представители юридических лиц принимаются в назначенный для личного приема день в порядке очередности по предъявлению документов, удостоверяющих личность, полномочия.

Основными задачами отдела являются:
содействие гражданам и юридическим лицам в обеспечении их прав и законных интересов;
организация учета письменных, электронных и устных обращений граждан и юридических лиц (далее обращения), поручений вышестоящих государственных органов, поступающих в райисполком в связи с обращениями, а также обеспечение организации работы по их рассмотрению в установленном порядке;
создание условий для подачи в одном месте заинтересованными лицами заявлений об осуществлении административных процедур;
обеспечение своевременной и качественной подготовки документов, необходимых для осуществления административных процедур;
организация делопроизводства в аппарате райисполкома, обеспечение соответствия исходящей корреспонденции райисполкома требованиям, установленным к оформлению и составлению документов;
организация личных, в том числе выездных приемов граждан, их представителей, представителей юридических лиц (далее — личный прием) председателем, его заместителями, управляющим делами райисполкома (далее — руководство райисполкома);
организация проведения «прямых телефонных линий» руководством райисполкома, в том числе по субботам, и контроль за данными в ходе проведения «прямых телефонных линий» поручениями;
обеспечение работы «горячей линии» райисполкома по вопросам справочно-консультационного характера;
обеспечение работы по административным жалобам, поступающим в райисполком;
оказание консультационной и методической помощи структурным подразделениям райисполкома, организациям, расположенным на территории района в осуществлении работы с обращениями. Изучение и распространение опыта этой работы;
проведение всестороннего анализа обращений граждан и юридических лиц, содержащихся в них критических замечаний с целью выявления причин и условий, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан и юридических лиц, а также вызывающих их повторные обращения.

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
готовит совместно с другими структурными подразделениями райисполкома либо самостоятельно предложения по совершенствованию работы с обращениями граждан и юридических лиц, приему граждан и представителей юридических лиц в райисполкоме, его структурных подразделениях, сельисполкомах, организациях районной коммунальной собственности;
ведет регистрацию письменных и устных обращений граждан и юридических лиц, осуществляет предварительное рассмотрение обращений граждан и юридических лиц, представляет их на доклад руководству райисполкома для принятия решений, направляет обращения для рассмотрения в структурные подразделения райисполкома, сельисполкомы, иные организации, ведет делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц;
организует прием граждан и представителей юридических лиц должностными лицами райисполкома, информирует должностных лиц райисполкома о характере обращений, запрашивает документы по мотивам обращений в структурных подразделениях райисполкома, сельисполкомах, иных организациях, готовит материалы для своевременного и правильного рассмотрения обращений граждан и юридических лиц, составляет и вносит на утверждение председателю райисполкома график приемов граждан и юридических лиц должностными лицами райисполкома;
осуществляет контроль за сроками прохождения обращений граждан и юридических лиц, полнотой рассмотрения поставленных в обращениях вопросов, организует в необходимых случаях проверку на местах фактов, изложенных в обращениях граждан, достоверность предоставленной информации по обращениям граждан и юридических лиц;
принимает меры по срочному разрешению обращений граждан и юридических лиц, организует консультации гражданам по интересующим их вопросам в соответствии с действующим законодательством;
осуществляет контроль за соблюдением установленного режима работы и личного приема, представителей юридических лиц в структурных подразделениях райисполкома, сельисполкомах и организациях района, в случае необходимости вносит предложения об их изменении с учетом количества и специфики обращений;
обеспечивает максимально полное информирование граждан о возможностях использования заявительного принципа «одно окно»;
ведет прием, регистрацию, учет и распределение по принадлежности поступающей в райисполком корреспонденции, прием и отправку исходящей корреспонденции (писем, телеграмм, телефонограмм, факсограмм и др.);
проверяет соответствие входящей и исходящей корреспонденции требованиям, установленным к оформлению и составлению документов;
проводит сбор и анализ данных, готовит аналитические материалы о состоянии документооборота в райисполкоме, структурных подразделениях райисполкома, сельисполкомах, вносит предложения по его совершенствованию статистического учета и отчетности в данной сфере, два раза в год вносит вопрос о состоянии документооборота и исполнительской дисциплине на рассмотрение райисполкома;
обеспечивает в пределах своей компетенции функционирование системы контроля за исполнением документов, организацию делопроизводства в структурных подразделениях райисполкома, сельисполкомах, организациях районной коммунальной собственности;
анализирует систему контроля за исполнением документов в структурных подразделениях райисполкома, сельисполкомах и организациях районной коммунальной собственности, в установленном порядке вносит предложения и принимает меры по развитию и совершенствованию нормативной, информационной и организационно-методической базы;
способствует внедрению и развитию единой электронной сети по делопроизводству и контролю за исполнением документов в структурных подразделениях райисполкома, сельисполкомах, организациях районной коммунальной собственности;
обеспечивает оформление, хранение документов в соответствии с номенклатурой дел, подготовку их для сдачи в архив;
осуществляет проверки структурных подразделений райисполкома, сельисполкомов, организаций районной коммунальной собственности по вопросам организации работы с обращениями граждан и юридических лиц, выполняемым административным процедурам на основе заявительного принципа «одно окно», материалы проверок вносит на рассмотрение рабочей группы по дебюрократизации государственного аппарата, при необходимости вносит их на рассмотрение райисполкома;
организует проверки по каждому случаю формального рассмотрения обращений граждан и юридических лиц, предвзятого, нетактичного поведения, грубости и неуважения к людям, нарушения исполнительской дисциплины работниками райисполкома, структурных подразделений райисполкома, сельисполкомов, организаций районной коммунальной собственности, вносит предложения о привлечении виновных к ответственности;
проводит учебу с работниками структурных подразделений райисполкома, сельисполкомов, иных организаций, занимающихся организацией работы с обращениями граждан и юридических лиц, по заявлениям граждан за выдачей справок и других документов на основе заявительного принципа «одно окно», делопроизводством, контролем за исполнением документов; оказывает консультативную помощь структурным подразделениям райисполкома, сельисполкомам, иным организациям по вопросам входящим в компетенцию отдела;
готовит аналитические материалы о состоянии работы с обращениями граждан и юридических лиц, поднимаемых в обращениях вопросах, об организации оформления документов граждан на основе заявительного принципа «одно окно» в структурных подразделениях райисполкома, сельисполкомах, организациях района, вносит их на рассмотрение райисполкома не реже 2 раз в год;
выявляет проблемные вопросы, касающиеся организации работы с обращениями граждан, по обращениям граждан за выдачей справок и других документов на основе заявительного принципа «одно окно», документооборота, информирует о них руководство райисполкома, по его поручению готовит предложения по внесению в установленном порядке изменений и дополнений в действующие нормативные правовые акты;
осуществляет контроль за выполнением поручений председателя райисполкома, его заместителей, управляющего делами, данных в ходе проведения прямых линий;
осуществляет личный прием граждан и юридических лиц ежедневно в течение рабочего времени;
осуществляет предварительную запись на прием к руководству райисполкома, в том числе по телефону;
осуществляет координацию работы по внедрению заявительного принципа «одно окно» в структурных подразделениях райисполкома, сельисполкомах, организациях районной коммунальной собственности;
осуществляет прием заявлений и документов заинтересованных лиц, их информирование по принятым административным решениям по административным процедурам согласно утвержденного решением райисполкома перечня;
отчитывается о своей работе перед райисполкомом.

Отдел имеет право:
осуществлять проверки структурных подразделений райисполкома, сельисполкомов, организаций районной коммунальной собственности по вопросам организации работы с обращениями граждан и юридических лиц, по заявлениям граждан за выдачей справок и других документов на основе заявительного принципа «одно окно», делопроизводства и контроля за исполнением документов;
привлекать в установленном порядке для участия в проверках специалистов структурных подразделений райисполкома, сельисполкомов, иных организаций;
запрашивать и получать от должностных лиц райисполкома, сельисполкомов, организаций районной коммунальной собственности сведения и документы, необходимые для выполнения возложенных на отдел функций;
возвращать исполнителям на доработку некачественно подготовленные информации, документы, не соответствующие требованиям, установленным нормативными правовыми актами по делопроизводству;
вносить на рассмотрение райисполкома, районного Совета депутатов, председателя райисполкома, председателя районного Совета депутатов информации по вопросам, относящимся к их компетенции;
вносить предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности должностных лиц, виновных в нарушениях установленного порядка рассмотрения обращений граждан и юридических лиц, организации делопроизводства и контроля за исполнением документов.